Política de Privacidad de Brytspace

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: BrytSpace SL
• NIF: B21978127
• Domicilio: Calle Eduardo Dato 2, 5B, 28010 Madrid, España
• Nombre comercial: Brytspace
• Dominios: brytspace.com y app.brytspace.com
• Correo principal: technology@brytspace.com
• Correo alternativo: carlota@brytspace.com

BrytSpace SL no ha designado un Delegado de Protección de Datos. Las consultas sobre privacidad y el ejercicio de derechos pueden enviarse a technology@brytspace.com o carlota@brytspace.com.

2. Ámbito de aplicación

Esta Política de Privacidad explica cómo Brytspace recoge, utiliza, conserva, comparte y protege datos personales a través de su web, su aplicación y los servicios relacionados con la planificación, contratación, coordinación y ejecución de eventos.

• La navegación y los formularios de brytspace.com.
• El registro, acceso y uso de app.brytspace.com.
• El CRM, las propuestas digitales, los presupuestos y la gestión documental.
• La contratación y coordinación de espacios, proveedores y servicios.
• La gestión de clientes, potenciales clientes, proveedores, colaboradores y asistentes.
• Las comunicaciones operativas, comerciales y de soporte.

3. Personas a las que se aplica

• Personas que navegan por la web o contactan con Brytspace.
• Usuarios registrados y miembros de organizaciones con acceso a la plataforma.
• Representantes, empleados y colaboradores de empresas clientes.
• Proveedores, espacios y profesionales que prestan servicios.
• Asistentes, invitados, ponentes, personal o terceras personas vinculadas a un evento.
• Personas destinatarias de comunicaciones comerciales de Brytspace.

4. Categorías de datos personales

4.1. Datos identificativos y de contacto

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico y teléfono.
• Dirección postal.
• Documento identificativo cuando resulte necesario.
• Firma manuscrita o electrónica.
• Imagen o fotografía.

4.2. Datos profesionales y empresariales

• Empresa, cargo, departamento y funciones.
• Datos de contacto profesional.
• Relación con el evento o proyecto.
• Condición de representante, stakeholder, interlocutor o persona con capacidad de decisión.
• Historial de reuniones, comunicaciones y seguimiento comercial.

4.3. Datos de registro y uso de la plataforma

• Usuario y credenciales protegidas.
• Organización, rol y permisos.
• Configuraciones y preferencias.
• Historial de accesos y actividad.
• Registros técnicos, de seguridad y auditoría.
• Comentarios, mensajes, documentos y acciones realizadas en la cuenta.

4.4. Datos relacionados con eventos

• Tipo, finalidad, fecha, horario y ubicación.
• Briefing, requisitos, número y perfil de asistentes.
• Presupuesto, costes, márgenes y rentabilidad.
• Propuestas creativas y económicas.
• Espacios y proveedores considerados.
• Aprobaciones, descartes, valoraciones y motivos.
• Tareas, responsables, horas dedicadas y estado del proyecto.
• Documentación necesaria para organizar y ejecutar el evento.

4.5. Datos de asistentes e invitados

• Nombre, empresa, cargo y datos de contacto.
• Confirmación de asistencia y acreditación.
• Información de transporte o alojamiento.
• Fotografías y vídeos.
• Preferencias alimentarias.
• Alergias, intolerancias y necesidades de accesibilidad.
• Otra información logística estrictamente necesaria para el evento.

4.6. Datos de proveedores

• Datos identificativos y profesionales.
• Servicios, ubicaciones, tarifas y disponibilidad.
• Fotografías, vídeos, portfolio y referencias.
• Contratos, certificados, seguros, licencias y políticas.
• Facturas, datos bancarios, pagos y valoraciones.

4.7. Datos económicos, contractuales y de facturación

• Presupuestos, propuestas, contratos y encargos.
• NIF o CIF y domicilio fiscal.
• Datos bancarios o de pago.
• Facturas, cobros, pagos, comisiones, reembolsos y saldos pendientes.
• Información contable y tributaria.

Cuando intervenga un proveedor especializado de pagos, este podrá tratar directamente los datos completos de tarjetas u otros medios de pago. Brytspace podrá recibir confirmaciones, identificadores de operación, tokens o datos parciales necesarios para gestionar la transacción.

4.8. Documentación, comunicaciones e imágenes

• Contratos, propuestas, facturas, políticas, autorizaciones y certificados.
• Correos, mensajes, notas, comentarios y comunicaciones con soporte.
• Firmas y evidencias de aceptación.
• Fotografías y vídeos relacionados con el evento.

4.9. Datos técnicos, navegación y preferencias comerciales

• Dirección IP, dispositivo, sistema operativo y navegador.
• Identificadores técnicos, registros de errores y datos de rendimiento.
• Páginas y funcionalidades utilizadas.
• Cookies, píxeles y tecnologías similares.
• Consentimiento, preferencias de comunicación y solicitudes de baja.

5. Procedencia de los datos

Los datos pueden proceder directamente de la persona interesada o de terceros legitimados para facilitarlos.

• La propia persona interesada.
• La empresa u organización para la que trabaja.
• Una empresa cliente que organiza un evento mediante Brytspace.
• Un proveedor, espacio o colaborador.
• Otros usuarios autorizados de la misma organización.
• Formularios, contratos, propuestas y documentos incorporados a la plataforma.
• Fuentes públicas o profesionales cuando su utilización sea lícita y pertinente.
• La navegación y los proveedores tecnológicos vinculados a la prestación del servicio.

6. Finalidades y bases jurídicas

| Finalidad | Uso de los datos | Base jurídica principal | |---|---|---| | Consultas y propuestas | Responder solicitudes, organizar reuniones, analizar necesidades y preparar presupuestos o propuestas. | Medidas precontractuales e interés legítimo. | | Cuentas y plataforma | Registrar usuarios, gestionar accesos, roles, permisos y funcionalidades. | Ejecución contractual. | | Gestión de eventos | Diseñar, planificar, coordinar, ejecutar y cerrar eventos. | Ejecución contractual, medidas precontractuales e interés legítimo. | | Clientes y proveedores | Gestionar relaciones, disponibilidad, documentación, contratación, pagos y calidad. | Ejecución contractual e interés legítimo. | | Facturación y cumplimiento | Emitir y recibir facturas, llevar contabilidad y cumplir obligaciones fiscales o legales. | Obligación legal y ejecución contractual. | | Soporte y seguridad | Resolver incidencias, proteger cuentas, prevenir fraude e investigar accesos no autorizados. | Ejecución contractual, obligación legal e interés legítimo. | | Newsletter y marketing | Enviar contenidos, novedades, eventos y propuestas comerciales. | Consentimiento, relación contractual previa u otra base permitida. | | Analítica y publicidad | Medir uso, campañas y audiencias mediante cookies o tecnologías similares. | Consentimiento para tecnologías no necesarias. | | Reclamaciones | Atender requerimientos y formular, ejercer o defender reclamaciones. | Obligación legal e interés legítimo. |

7. Datos de salud, accesibilidad y otras categorías especiales

Las alergias, intolerancias, necesidades de accesibilidad y determinadas preferencias alimentarias pueden revelar datos relativos a la salud, convicciones religiosas u otras categorías especiales. Brytspace no solicitará estos datos de forma general ni para finalidades incompatibles con la organización del evento.

• Solo se recogerán cuando sean estrictamente necesarios.
• Se limitará el acceso a las personas que deban utilizarlos.
• Cuando Brytspace actúe como responsable, se solicitará consentimiento explícito u otra base válida del artículo 9 del RGPD.
• Cuando Brytspace actúe como encargado, el cliente deberá determinar la base jurídica e informar a las personas afectadas.
• No deberán incorporarse diagnósticos, historias clínicas ni información médica excesiva.

8. Brytspace como responsable y como encargado

8.1. Brytspace como responsable

Brytspace actuará como responsable cuando determine las finalidades y los medios del tratamiento, por ejemplo, respecto de usuarios de la web y la plataforma, representantes de clientes, proveedores, facturación, comunicaciones comerciales, seguridad y funcionamiento del servicio.

8.2. Brytspace como encargado

Cuando una empresa cliente incorpore datos de asistentes, empleados, invitados o terceras personas para organizar su evento, el cliente podrá actuar como responsable y Brytspace como encargado. En estos casos, el tratamiento se realizará conforme a las instrucciones documentadas del cliente y al contrato de encargo correspondiente.

• El cliente determinará la finalidad y la base jurídica.
• El cliente informará a las personas afectadas y obtendrá los consentimientos necesarios.
• Brytspace aplicará medidas de seguridad y gestionará a sus subencargados.
• La Política de Privacidad no sustituye el contrato de encargo del tratamiento.

9. Destinatarios y proveedores

Los datos solo se comunicarán o pondrán a disposición de terceros cuando resulte necesario para la finalidad correspondiente.

• Empresas clientes y usuarios autorizados.
• Espacios y proveedores seleccionados para un evento.
• Entidades bancarias y proveedores de pago.
• Servicios de firma electrónica y gestión documental.
• Proveedores de hosting, base de datos, almacenamiento y copias de seguridad.
• Herramientas de correo, CRM, soporte, comunicaciones y analítica.
• Proveedores de inteligencia artificial.
• Asesorías, auditores, abogados y otros profesionales.
• Administraciones, autoridades, juzgados y tribunales.
• Potenciales adquirentes o inversores en procesos societarios, bajo garantías adecuadas.

Brytspace deberá mantener un inventario interno actualizado de encargados y subencargados, con su servicio, ubicación, categorías de datos, medidas de seguridad y mecanismo de transferencia internacional, cuando proceda.

10. Transferencias internacionales

Según la información facilitada, la infraestructura principal de Brytspace se aloja en España. No obstante, proveedores de analítica, publicidad, comunicaciones, pagos, soporte o inteligencia artificial pueden tratar datos o permitir accesos desde países situados fuera del Espacio Económico Europeo.

• Decisión de adecuación de la Comisión Europea.
• Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el destinatario esté adherido.
• Cláusulas contractuales tipo.
• Normas corporativas vinculantes.
• Medidas técnicas, contractuales u organizativas adicionales.

Las personas interesadas pueden solicitar información sobre las garantías aplicadas escribiendo a technology@brytspace.com.

11. Conservación de los datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recogidos y, posteriormente, bloqueados durante los plazos de prescripción o conservación legal aplicables.

| Categoría | Criterio de conservación | |---|---| | Cuentas | Mientras permanezcan activas. Tras la baja, se suprimirán o bloquearán los datos que deban mantenerse por obligaciones o responsabilidades. | | Clientes, contratos y eventos | Durante la relación y, con carácter general, hasta cinco años desde su finalización, salvo plazo superior aplicable. | | Propuestas no contratadas | Hasta 24 meses desde la última interacción, salvo oposición, solicitud de supresión o justificación adicional. | | Documentación mercantil y contable | Seis años, sin perjuicio de otros plazos especiales. | | Información tributaria | El plazo de prescripción aplicable, con carácter general cuatro años, sin perjuicio de interrupciones o comprobaciones. | | Marketing | Hasta la retirada del consentimiento, la oposición o la baja. Se conservarán datos mínimos en listas de exclusión. | | Registros técnicos y de seguridad | Durante el tiempo necesario para proteger el servicio, investigar incidentes y acreditar actuaciones. | | Datos tratados por cuenta de clientes | Según las instrucciones del cliente y el contrato de encargo. | | Cookies | Según la duración indicada en el panel y la Política de Cookies. |

Los datos suprimidos podrán quedar bloqueados y disponibles únicamente para atender posibles responsabilidades. Después se eliminarán o anonimizarán de forma segura.

12. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

Brytspace podrá utilizar herramientas de inteligencia artificial para clasificar información, preparar borradores, resumir documentos, mejorar búsquedas, recomendar espacios o proveedores, detectar inconsistencias y facilitar soporte.

• Las herramientas tendrán una finalidad de asistencia y apoyo.
• Los resultados deberán revisarse antes de adoptar decisiones o compartirlos externamente.
• No se adoptarán decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos o significativamente similares, salvo información específica y garantías aplicables.
• Los contenidos confidenciales no se utilizarán para entrenar modelos generales con finalidades ajenas al servicio sin una base jurídica e información específicas.
• Se limitarán los datos introducidos en herramientas de IA a los estrictamente necesarios.

13. Derechos de las personas interesadas

• Acceso a los datos y a información sobre su tratamiento.
• Rectificación de datos inexactos o incompletos.
• Supresión cuando proceda.
• Oposición a tratamientos basados en interés legítimo o a marketing directo.
• Limitación del tratamiento en los supuestos legales.
• Portabilidad cuando resulte aplicable.
• Retirada del consentimiento sin efectos retroactivos.
• No ser objeto de determinadas decisiones exclusivamente automatizadas.

Las solicitudes pueden enviarse a technology@brytspace.com o carlota@brytspace.com, indicando el derecho ejercitado y la información necesaria para localizar los datos. Brytspace podrá solicitar información adicional cuando tenga dudas razonables sobre la identidad del solicitante.

La persona interesada podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa.

14. Eliminación de cuentas y descarga de datos

El usuario podrá solicitar la eliminación de su cuenta enviando un correo a technology@brytspace.com o carmen@brytspace.com. No será necesario escribir a ambas direcciones.

La baja no implicará necesariamente la eliminación inmediata de toda la información. Brytspace podrá bloquear los datos necesarios para cumplir obligaciones legales, gestionar facturas y pagos o atender responsabilidades.

El usuario podrá solicitar una copia de los datos personales que haya proporcionado y, cuando proceda, recibirlos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.

15. Seguridad

Brytspace aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo para proteger los datos frente a pérdida, alteración, destrucción, acceso o divulgación no autorizados.

• Control de accesos y permisos por rol.
• Autenticación y protección de credenciales.
• Cifrado cuando resulte adecuado.
• Copias de seguridad y recuperación.
• Registros de actividad y auditoría.
• Gestión de vulnerabilidades e incidentes.
• Evaluación de proveedores y compromisos de confidencialidad.
• Procedimientos internos de privacidad y seguridad.

Los usuarios deberán proteger sus credenciales y comunicar inmediatamente cualquier sospecha de acceso no autorizado.

16. Datos de terceros y menores

Quien proporcione datos de otra persona declara que cuenta con autorización u otra base jurídica válida, que la ha informado cuando corresponda y que los datos son correctos, pertinentes y limitados a lo necesario.

Los servicios no están dirigidos a menores para que contraten o creen cuentas directamente. Cuando un evento incluya asistentes menores, la organización responsable deberá disponer de las autorizaciones y bases jurídicas necesarias para tratar sus datos e imágenes.

17. Comunicaciones comerciales

Brytspace podrá enviar newsletters, contenidos, novedades, invitaciones y propuestas comerciales cuando exista consentimiento, una relación contractual previa respecto de servicios propios similares u otra base legalmente permitida.

Cada comunicación incluirá un mecanismo sencillo y gratuito de baja. Las comunicaciones operativas sobre cuentas, eventos, reservas, pagos o seguridad no se consideran publicidad y podrán enviarse cuando sean necesarias para prestar el servicio.

18. Cambios en esta política

Brytspace podrá actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, tecnológicos, organizativos o relacionados con sus servicios. Cuando el cambio sea relevante, se informará mediante la web, la aplicación, el correo electrónico u otro medio adecuado.